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Un secrétariat externalisé : comment ça marche ?

par Prisca
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secrétariat externalisé

L’externalisation du secrétariat est une solution très prisée auprès des entreprises. Elle est souvent appliquée à la permanence téléphonique et à pratiquement tous les services de secrétariat. Les prestations concernent toutes les tâches administratives telles que la gestion des agendas et plannings, la gestion du courrier entrant et sortant, les relances de factures impayées, l’élaboration des devis et factures, l’accueil téléphonique…

Le secrétariat externalisé : pour qui ?

Il est à noter que le secrétariat externalisé propose les mêmes services qu’un assistant classique. En général, ce sont des agences spécialisées dans le domaine qui s’en chargent. Celles-ci emploient une ou plusieurs équipes de secrétaires pour réaliser toutes les tâches associées.

Du fait des prestations proposées, un secrétariat externalisé est la meilleure solution adaptée pour les PME. Il facilite réellement la vie aux dirigeants des petites et moyennes entreprises. En confiant les différentes tâches de gestion chronophages, ils pourront se focaliser plus sur le développement de leur activité.

Une assistance administrative qualifiée leur permettra de se concentrer pleinement sur le développement de leur activité naissante en toute quiétude. D’autant plus qu’à ce stade initial de la création de sociétés, les entrepreneurs doivent endosser une importante liste de contraintes. Le service de permanence téléphonique et administrative compétent s’occupera de tout.

Les principaux avantages du secrétariat externalisé

Habituellement par manque de ressources, les sociétés décident de se tourner vers une prestation de service en secrétariat externalisé. C’est une solution bien adaptée pour combler le manque de ressources humaines et de compétences au sein de chaque structure. En toutes circonstances, les secrétaires externalisés sont disponibles et opérationnels pour réaliser les tâches associées au secrétariat.

Que l’entreprise délègue une partie ou la totalité de son secrétariat, il s’agit d’un gain de temps considérable. Le temps libéré sera consacré à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. Sachant que les travaux administratifs et le service de permanence téléphonique seront entre les mains d’experts, il n’y aura plus besoin de recruter du personnel en plus. Ce qui évite grandement la gestion RH ou de formalités administratives. Cela implique également la réalisation d’économies conséquentes. Le secrétariat externalisé limite considérablement les dépenses associées à l’embauche que ce soit en CDD ou CDI.

Quels sont les critères à privilégier pour choisir son secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé procure de nombreux atouts pour les sociétés et les entrepreneurs. De ce fait, il est indispensable de choisir un prestataire compétent. Il est en effet conseillé de comparer les différentes propositions et offres d’externalisation afin de choisir un prestataire fiable, expérimenté et flexible. Actuellement, la toile regorge d’une multitude de structures qui se vantent d’être à la hauteur de toutes les attentes en matière de télésecrétariat.

Elles proposent presque toutes, les mêmes prestations incluant la permanence téléphonique et les différentes tâches associées. Par conséquent, il est vivement recommandé de se tourner vers un prestataire qui pourra mettre à disposition des secrétaires expérimentés, qualifiés, experts et professionnels. Dans tous les cas, le choix d’une agence spécialisée doit reposer sur quelques critères.

Déjà, il faudra vérifier la qualité du service proposé. Il doit répondre principalement aux besoins de son entreprise. Le mieux serait également de se tourner vers une offre plus flexible. Cela concerne surtout le volume des missions et les horaires de travail. Un prestataire fiable a toujours la capacité de répondre aux besoins réguliers ou ponctuels. Ensuite, il faudra se focaliser sur les tarifs proposés par le prestataire. Par ailleurs, les tarifs peuvent varier d’une structure à l’autre. Ils peuvent être fixés sur la base de l’horaire de travail, des prestations ou encore par forfait. Quoi qu’il en soit, l’idéal sera de se tourner vers les offres qui coïncident particulièrement à son budget.

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